Sozialversicherungsausweis verloren – Keine Sorge!

Der Sozialversicherungsausweis weist seinen Inhaber als Mitglied der gesetzlichen Sozialversicherung aus und wird zumeist immer dann dringend benötigt wenn ein neues Arbeitsverhältnis begonnen werden soll – die meisten Arbeitgeber verlangen eine Vorlage des Dokuments.

Wann bekomme ich den Sozialversicherungsausweis?

Eine Frage die sich vielen Personen stellt: Wann und wie bekomme ich diesen Ausweis überhaupt? Welche Anträge muss ich zu diesem Zweck stellen und kostet mich das etwas? Diese Frage lässt sich relativ schnell und unkompliziert beantworten. Die Ausstellung des Sozialversicherungsausweises erfolgt nämlich ganz automatisch und ohne weiteres Zutun, sobald eine erstmalige Beschäftigung aufgenommen wird. Die ausstellende Behörde ist der Rentenversicherungsträger. Sobald eine Beschäftigung aufgenommen wird (hierzu zählen auch Minijobs) meldet der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis an die Krankenkasse oder die Minijobzentrale. Daraufhin wird der Sozialversicherungsausweis ausgestellt und auf dem Postweg an den Arbeitnehmer geschickt. Folglich ist kein eigener Antrag von Nöten um das Dokument zu erhalten. Achtung: Beamte, Soldaten und Richter nehmen eine Sonderrolle ein. Sie sind versicherungsfrei und erhalten daher keinen Sozialversicherungsausweis.

Verlust des Sozialversicherungsausweises

Es passiert sehr schnell das der relativ kleine und handliche Versicherungsausweis über die Zeit verloren geht – vor allem dann, wenn man ihn durch einen Minijob schon als junger Mensch erhält und Wohnortwechsel und lange Zeiträume (beispielsweise durch ein Studium) zwischen der Erstausstellung und einer erneuten Arbeitsaufnahme liegen. Tritt man dann ein neues Arbeitsverhältnis an, wird der Ausweis aber in aller Regel vorgelegt werden müssen. Zwar besteht seit geraumer Zeit keine alltägliche Mitführungspflicht mehr – nach wie vor ist ein Arbeitgeber aber verpflichtet sich das Dokument vorzeigen zu lassen.

Was bei Verlust tun?

Aus den genannten Gründen sollte man also schnellstmöglich aktiv werden, wenn man den Verlust des Dokuments bemerkt. Dies kann – wie die meisten bürokratischen Belange – einige Wochen in Anspruch nehmen und sollte daher besser früher als später geschehen.

Wo gibt es Ersatz?

Der einfachste Weg um einen Ersatz zu bekommen ist die Krankenkasse. Bei einem Verlust kann diese kontaktiert werden. Die Krankenkasse wird dann mit dem Rentenversicherungsträger Rücksprache halten und eine neue Sozialversicherungsnummer und somit auch einen neuen Ausweis beantragen. Nach einer variablen Bearbeitungszeit (einplanen sollte man etwa sechs Wochen) wird dem Arbeitnehmer dann ein neuer Ausweis zugestellt.

Alternativ kann man sich auch direkt an den Versicherungsträger wenden und um eine Neuaustellung bitten.
Bei einer Namensänderung muss der Ausweis ebenfalls in jedem Fall neu ausgestellt werden – die Prozedur ist gleich. Auch in diesem Fall wendet man sich an die Krankenkasse oder den Versicherungsträger. Der Bearbeitungsstand kann erfragt werden – das sollte man aber erst tun, wenn ein gewisser Zeitrahmen verstrichen ist. Eine Wartezeit bis zu sechs Wochen ist legitim.

Was tun, wenn der Ausweis sofort benötigt wird?

Es kann leicht vorkommen, dass der Verlust erst bemerkt wird, wenn der Ausweis zur Vorlage benötigt wird. Bis zu einer Neuaustellung kann aber einige Zeit vergehen. Was also tun? Es ist zu raten sich in einem solchen Falle eine Bescheinigung von der Krankenkasse oder dem Versicherungsträger ausstellen zu lassen, die besagt das ein neuer Sozialversicherungsausweis beantragt wurde und sich der Antrag aktuell in der Bearbeitung befindet. Dann kann der richtige Sozialversicherungsausweis beim Arbeitgeber nachgereicht werden, sobald er eingetroffen ist. Falls die Sozialversicherungsnummer als solche noch bekannt ist und nur der entsprechende Ausweis fehlt, ist es möglich dem Arbeitgeber diese Nummer zu nennen und dann einen Ersatzausweis für die ursprüngliche Nummer zu beantragen – so hat der Arbeitgeber dann schon einmal die notwendige Nummer.

Wie hoch sind die Kosten?

Weder die erstmalige Ausstellung noch eine Ersatzausstellung bringen Kosten mit sich. Mit anderen Worten ein neuer Sozialversicherungsausweis ist kostenlos!

Wozu dient der Ausweis?
Er bescheinigt seinem Inhaber einerseits die Mitgliedschaft im Sozialversicherungssystem und soll andererseits den unberechtigten Bezug von Sozialleistungen und Schwarzarbeit verhindert. Er ermöglicht dem Arbeitgeber den korrekten Abzug von Versicherungsbeiträgen. Bis vor einigen Jahren bestand sogar eine Mitführungspflicht, damit Schwarzarbeiter bei unangesagten Kontrollen erwischt werden konnten. Diese Regelung wurde jedoch abgeschafft und nun ist nur noch eine einmalige Vorlage notwendig.
Verlust vermeiden
Um sich die nervige Neubeantragung zu ersparen, empfiehlt es sich den Ausweis sicher und gut in einem Ordner oder an einem Platz, an dem auch andere wichtige Dokumente aufbewahrt werden, zu verwahren. Im Idealfall notiert man sich die Sozialversicherungsnummer noch einmal an einem unabhängigen Ort damit man zumindest diese immer zur Hand hat und einem Arbeitgeber sofort mitteilen kann.
Bei Verlust sollte unverzüglich gehandelt werden, zumal es ein vergleichbar geringer Aufwand ist.